10 claves para tener éxito en un proyecto

Por Berto Pena

Artículo perteneciente a la serie “Eres Productivo”. Pero hay más artículos… ¡no te los pierdas! ¿Qué consejos o pasos podemos dar para tener éxito en la consecución de un proyecto? Tanto si nos tenemos que enfrentar a un proyecto mediano o grande, hay una serie de recetas, como a mí me gusta llamarlas, que podemos aplicar para aumentar las posibilidades de éxito en el reto de completarlo.

He de confesar que este es un artículo que hace tiempo quería escribir y que vosotros mismos me habéis animado con vuestras últimas sugerencias y correos.

Por la temática y naturaleza del artículo, te advierto que es bastante extenso. Pero prefiero que sea así, es necesario para conseguir hacerlo con un mínimo de rigor y no pasar de puntillas sobre ello como si comida rápida se tratase. Si lo prefieres, imprímelo y léelo con calma durante el fin de semana o en un momento de relajación :-)

1. Sé Proactivo por encima de todo

Es, de lejos, el punto más importante de toda la lista y por eso intencionadamente lo he situado en primer lugar. Entiende y sobre todopractícalo, y habrás multiplicado por 1.000 las posibilidades de tener éxito en tu proyecto. La mayoría de los otros 9 puntos se fundamentan sobre este principio y es absolutamente necesario aplicarlo y practicarlo a diario, casi cada hora, cada minuto, me atrevería a decir. (Es por ello que voy a desarrollar este primer punto con mayor detenimiento que los demás.)

La Proactividad es sinónimo de acción, de ejecución, de tomar la iniciativa, de moverse y de mover al de al lado si es necesario. Es sinónimo de actitud positiva y constructiva, de enfoque didáctico, prefiere ir en lugar de esperar a que vengan, prefiere llamar en lugar de aguardar el “ring” del teléfono, es el opuesto a la pasividad, a la contemplación cansina, a la innecesaria crítica mordaz que no aporta nada, a la lamentación bobalicona o la queja infantil.

La Proactividad no es ni siquiera parte de la solución, es la solución. La Pasividad es el problema.

Ante una adversidad o imprevisto, la persona proactiva reacciona con serenidad y actúa, toma lápiz, papel, se levanta y hace, mientras que la pasiva (en otras palabras, la poco productiva) da un puñetazo en la mesa, maldice y se pone a bufar como un carnero. La persona proactiva construye, suma, la pasiva destruye, resta.

La Proactividad interpreta la acción en términos de beneficio real, visualiza el resultado, la ve como un peldaño para seguir creciendo personalmente y sumando en conjunto. La Pasividad ve la acción, o eltener que hacer algo, como una amenaza, una molestia, pone excusas, y espera a que el agua esté tibia para bañarse y dejarse flotar. El proactivo se zambulle aunque las aguas estén gélidas y rápidamente comienza a nadar.

¿Cómo desarrollar nuestro espíritu proactivo?

Es un tema apasionante, y desde luego complejo, da para muchos artículos que pienso y voy a tratar en profundidad en ThinkWasabi, pues lo considero uno de los pilares fundamentales de la Productividad y la Organización. Pero si tuviera que dar unas píldoras en forma de frases para ejercitar nuestro espíritu proactivo, te daría estas:

1.      El éxito y la solución están en la acción.

2.      La clave de la acción sólo la tienes tú.

3.      Visualiza el beneficio y resultado de tu acción.

4.      No esperes a que alguien venga, hazlo ahora.

2. Divide el proyecto en fases y visualízalo en conjunto

Especialmente recomendable para proyectos de tamaño medio o grande es dividir o “trocear” el proyecto en fases, en pasos que hay que dar uno-a-uno para lograr completarlo.

Obsérvalo y contémplalo en su conjunto pero concéntrate sólo en cada una de las fases. Es como dividir el año en meses. Ahora estamos en mayo… y nadie se agobia o se preocupa todavía por el próximo mes de diciembre, ¿verdad? Contempla el proyecto en su totalidad, el año, pero no emplees tu energía y concentración por igual en cada uno de los meses, de las fases. A medida que se aproximen ya tendrás tiempo, tú y tu equipo, de concentrarte en lo que requieren y lo que hay que hacer.

Si tuviera que resumirlo en una sola frase sería: planifica a largo plazo, planea y concreta a corto plazo.

La Proactividad es sinónimo de acción, de ejecución, de tomar la iniciativa, de moverse y de mover al de al lado si es necesario. Es sinónimo de actitud positiva y constructiva.

3. Asegúrate que los demás están contigo

Punto importante que depende en gran medida de tu espíritu proactivo. Si estás en un equipo asegúrate que todos “habláis el mismo lenguaje”, que estáis sintonizados, que los objetivos comunes están claros y bien asignados, que todos queréis, vais, a trabajar por el proyecto. Tenéis que “pedalear” juntos y con el mismo ritmo.

Si tienes a tu lado un compañero remolón o que parece no pedalear con el resto del equipo, lo peor que puedes hacer es excluirlo, criticarle o ponerle zancadillas. Eso NO lo hace la persona proactiva, seguro. Pon todos tus medios para que se sume al equipo, convierte su pasividad en proactividad y habrás sumado un elemento valioso al proyecto, tendrás más posibilidades de éxito. Pero para eso, claro está, es imprescindible que tú primero hayas practicado la proactividad.

Habla con él/ella, detállale y exponle los beneficios del proyecto, ayúdale a visualizar el resultado final, proporciónale todos los medios e información que puede necesitar en su parcela, involucra a otros compañeros y hazles ver la importancia de pedalear o remar juntos. Eso lo hace el proactivo y generalmente es sinónimo de éxito.

4. Haz un seguimiento diario y semanal

Dedica tus últimos diez minutos de tu jornada diaria de trabajo a evaluar, a título personal, tanto los objetivos fijados como los próximos que has de completar.

Dedica 5-7 minutos a evaluar tus progresos en el día, qué has hecho, qué has dejado de hacer, qué dificultades has encontrado, qué te ha impedido completar los objetivos del día, etc. Identifica los problemas para tratarlos y remediarlos, bien evitándolos o bien con una respuesta eficaz (“un compañero me ha entretenido más de la cuenta en la hora del café”… Pues mañana sé proactivo, excúsate con una sonrisa y dile que tienes que volver al trabajo, que ya hablaréis en la hora de la comida).

Y luego dedica los otros 3-5 minutos a echarle un vistazo a los objetivos del día siguiente (intencionadamente no estoy utilizando la palabra “tarea”, para no confundir conceptos tipo GTD). Se trata de un vistazo rápido, ligero, una fotografía fugaz de lo que tendrás que hacer mañana. Recuerda, el proactivo se adelanta, previene, se prepara para actuar, intenta reducir al mínimo lo inesperado.

Complementariamente, una o dos veces a la semana, según sea necesario, reúnete con tu equipo para, igualmente, evaluar los progresos y fijar nuevos pasos a dar. Eso os permitirá valorar la salud del proyecto, hacer frente a las dificultades, asignar prioridades y responsabilidades y reajustar la maquinaria para aseguraros que todos estáis pedaleando hacia el mismo sitio y con la misma velocidad, por seguir con la metáfora anterior.

5. Reuniones efectivas por encima de todo

Estrechamente relacionado con el párrafo anterior. “Las reuniones son la pieza fundamental de la pérdida de tiempo”, me enseñó mi redactor jefe en uno de mis primeros trabajos. Pues NO estoy de acuerdo. Las reuniones proactivas son buenas, necesarias e imprescindibles, y garantizan el éxito del proyecto. Hay que hacerlas, con relativa frecuencia, siempre y cuando sigamos una serie de consejos:

• Intentad que sean cortas, y sobre todo ágiles y sobrias, yo diría espartanas (nada de llevarse la merienda a la reunión y espatarrarse en la silla como si fuéramos a ver una película).
• Todos debéis llevar libreta y bolígrafo (o lo que sea) para tomar notas activamente.
• Que todos los asistentes sepan, de antemano, de qué se va a hablar y tengan preparada su intervención o los detalles que tengan que proporcionar.
• Fijad objetivos y asignar responsabilidades para los siguientes días o semana. A la salida cada uno tiene que saber qué ha de hacer, cuándo, cómo y qué necesitará.
• Si hay que corregir o llamar la atención sobre algo, hacedlo con la proactividad como bandera. Nunca he visto que los tirones de orejas en público funcionen, eso es pasaporte directo a la exclusión de esa persona. Críticas sí, pero sólo para sumar y construir.
• Analizad juntos las dificultades o problemas. Cuál es su causa, dónde o quién tiene la solución.
• Valorad durante unos instantes lo conseguido hasta ahora. Es importante ir tomando conciencia de que “lo estamos consiguiendo”, a pesar de las dificultades, estamos juntos y pedaleando juntos. El objetivo está cada vez más cerca.

En muchas más ocasiones de las que creemos, la solución a esos problemas la tenemos nosotros o incluso somos nosotros mismos.

6. Afronta las crisis o imprevistos como algo normal

Antes de iniciar el proyecto toma conciencia de que habrá problemas, tal vez muchos. Llegarán y tienes que asumir que forman parte del juego. Un ciclista está en una carrera y cuando hay un pinchazo, lo afronta, cambia la rueda y sin infantiles lamentaciones se sube de nuevo a la bici y sigue pedaleando. La persona proactiva hace exactamente eso.

Lo primero que debemos hacer es intentar minimizar los imprevistos. Rodéate de toda la información, software y/o medios que necesites, revisa, como te dije antes, los objetivos del día siguiente. Si ves que algo está fallando (una llamada que no recibes, un correo que no llega con información que necesitas, etc.) NO esperes a que llegue o se produzca, NO esperes a que la otra persona de el paso por ti, adelántate y ponle freno a la dificultad antes de que se convierta en problema, llama o escribe tú. Recuerda que, en muchas más ocasiones de las que creemos, la solución a esos problemas la tenemos nosotros o incluso somos nosotros mismos.

Si llega un imprevisto, o un “problemón”, no actúes como un niñato neurótico o la niña del Exorcista. La persona proactiva reacciona, no sobre-reacciona. Si la solución está en tu mano, o depende sólo de ti, tranquilo, concéntrate, toma lápiz y papel y analiza los pasos reales que puedes dar para solventarlo. No patalees, no maldigas, no des puñetazos sobre la mesa. Ahí NO está la solución al problema.

Si no está en tu mano o necesitas ayuda, pídela, habla o reúne a tus compañeros y analizad juntos el problema. A veces para solucionar el pinchazo tiene que venir un mecánico que te permita montar de nuevo la rueda para seguir pedaleando. Superar esas crisis os hará más fuertes, mejores profesionales, más maduros y multiplicaréis las posibilidades de éxito en vuestro proyecto. Así se construyen las cosas.

7. Haz una pausa, regálate algo de ocio

“Está siendo un proyecto muy duro”. Pues claro que lo es. El trabajo y las dificultades desgastan y cansan. En la medida de lo posible dedícate una tarde o un día completo a tu ocio, a hacer algo divertido y sobre todo totalmente diferente a tu día a día. Rompe con la rutina pero para hacer algo entretenido y estimulante, no te limites a tirarte en un sofá a dormitar.

Y si tu trabajo o circunstancias no lo permiten, habla con tus compañeros y planead una jornada o una tarde lúdica juntos. Programad una comida, una actividad de grupo, pasadlo bien, reíd, hablad de fútbol, de vuestras próximas vacaciones… de todo MENOS del proyecto.

8. Saborea tus progresos, el camino recorrido

A medida que los “meses”, las fases, van avanzando, es importante tomar conciencia de lo conseguido hasta ahora. Muchas veces, la energía o motivación que nos puede faltar, está ahí, en observar, visualizar y saborear lo logrado y conseguido hasta el momento. Y eso a título personal y colectivo.

Sobre todo párate a analizar (saborear) cómo lograste superar tal o cual dificultad que entonces parecía imposible. ¡Claro que costó! ¡Claro que fue complicado! Pero lo hiciste.

Y si todo falla, si todo parece desmoronarse… mi último consejo es este: vuelve al punto número uno, la Proactividad. Ahí he encontrado siempre la solución (reacción) a casi todos mis problemas.

9. Si te “falta” la inspiración, ¡búscala!

No todos los días de la semana tenemos la misma energía, motivación o inspiración (yo pienso que las tres cosas son lo mismo). La persona pasiva se sienta en su silla lamentándose de que “tiene un mal día”. La proactiva intenta revertir la situación, de inmediato. Si la inspiración no viene a mí, soy yo el que va a buscarla. Pero además lo hago ahora, no espero a que pase un hado que me toque con su varita mágica.

¿Cómo buscar esa inspiración? En el artículo titulado 9 ideas para combatir la falta de ideas expliqué algunas de mis recetas favoritas para hacer frente a estos momentos. Que los hay, y a veces son muy frecuentes y un verdadero problema si “no se tratan”. Recuerda, la falta de inspiración-motivación se combate haciendo.

10. Tormenta de ideas como parte del éxito

Del mismo modo que es necesario hacer reuniones periódicas para evaluar los progresos y tomar decisiones y acciones, es MUY recomendable (yo diría imprescindible, la verdad) hacer reuniones donde todos los participantes aporten sus nuevas ideas para las próximas fases del proyecto.

Erróneamente, en muchas empresas se hacen las reuniones de tormenta de ideas sólo para encontrar soluciones a problemas. Cuando las ideas creativas, los diferentes puntos de vista, los enfoques alternativos y hasta revolucionarios deben ser parte del éxito en un proyecto. Planea sí, planifica sí, pero reserva un espacio privilegiado a la creatividad que nace del día a día, a veces la improvisación, de lo inesperado. De lo que va surgiendo “mes a mes”, fase a fase.

Bueno, hasta aquí mi “pequeña” lista. Se podría escribir más, muchísimo más todo sea dicho. Realmente es un tema complejo, con multitud de matices, pero he querido hacer una lista de los 10 mejores consejos que puedo dar. Espero que alguno o muchos os funcionen.

Y si todo falla, si todo parece desmoronarse… mi último consejo es este: vuelve al punto número uno, la Proactividad. Ahí he encontrado siempre la solución (reacción) a casi todos mis problemas.

Escrito por Berto Pena, el 8 Mayo 2009

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